Según indica el Ministerio de Industria, “La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.”
El 15 de Abril de 2007 entró en vigor la ORDEN EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre la facturación electrónica.
¿Cómo es el proceso de digitalización de facturas?
· Recibimos factura en papel.
· Escaneo, certificado por la AEAT, de la factura.
· Firma Digital autorizada.
· Archivo de datos en un repositorio documental.
· Transferencia de datos a Microsoft Dynamics.
· Eliminación de papel.
¿Qué requisitos debe cumplir la digitalización?
· Que el proceso lo realice el obligado tributario o bien un tercero prestador de servicios de digitalización.
· Que el proceso garantice la obtención de una imagen fiel e integra y que sea firmada con un certificado de firma electrónica reconocida.
· Que el resultado de la digitalización se organice en torno a una Base de Datos Documental, conservando un registro y una imagen del documento.
· Firma de la Base de Datos al cierre de cada periodo de liquidación, comprobando que ningún metadato se ha modificado ni la imagen ha sido alterada.
· Que la Base de Datos Documental tenga los siguientes campos de búsqueda: (proveedor y sus datos; comprador y sus datos; número de Factura; fecha de Factura; fecha de Operación; importes: total, Base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA, descuentos); fecha digitalización; referencia de Hacienda; firmado por usuario N; acceso completo y sin demora injustificada (consulta en línea).
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