Este tipo de compañías,
dado su complejo proceso de gestión, necesitan una herramienta a medida que
garantice unos tiempos de respuesta rápidos, agilizando la Gestión de los
Servicios y la Gestión de las Instalaciones.
1.- Gestión de Servicios: Esta
funcionalidad permite asignar a los diferentes servicios los profesionales
necesarios, y así, gestionar con eficiencia el control de horas a facturar y las
horas a cargar a los conceptos variables de los empleados para la realización de
las nóminas.
Estas tareas se pueden
realizar desde la pantalla de Venta de Servicios o desde la pantalla de Gestión
de Cuadrantes. Algunas de las gestiones que se pueden realizar son:
- Venta de Servicios: Alta de ofertas empresa o
multi-empresa, con versiones, permitiendo registrar estado “Rechazado” con
motivos de rechazo, asignación medios auxiliares, impresión de diferentes tipos
de plantillas, generación de notificaciones cuando las ofertas cambian de
estado, cálculo de tipos de horas dentro de un periodo y asociadas a un
calendario, etc…
- Pedidos de Servicios: Alta de pedidos, asignación y
generación de contratos, configuraciones especificas de facturación (facturar a
uno o varios clientes), gestión de incidencias, estado de pedidos, versiones o
ampliaciones de pedido, generación de cuadrantes por fecha y servicios.
- Contrato de Servicios: Alta de contratos y asignación de
servicios, configuraciones específicas, impresión de contratos con diferentes
formatos, generación de facturas.
- Emisión de Facturas: Las facturas se generan recogiendo las
horas de los diferentes cuadrantes una vez validadas y dependiendo de los
distintos parámetros configurados en los servicios y en los contratos. Se pueden
generar pre-facturas y también anular facturas.
- Alta de Cuadrantes: Asignación de empleados, turnos,
calendarios, incidencias, horas productivas y no productivas, control de
solapamiento, control de horas nocturnas y horas festivas, control de máximo de
horas, control de acceso por delegación y usuario.
- Generación de conceptos variables configurables, desde
datos de cuadrantes que se traspasan al programa de nómina para su gestión.
Informes de gastos e ingresos de los servicios teniendo en cuenta los gastos
de nóminas que debe informar el programa de nóminas.
Además se pueden obtener diferentes tipos de informes ya sea, por clientes,
por servicios, por partes de trabajo, registro de incidencias, horas de
vacaciones y horas extras por empleado, etc…
2.- Gestión de las
Instalaciones: Esta funcionalidad se centra en el sector de las
instalaciones de sistemas de seguridad, realizando protecciones electrónicas,
tanto para grandes instalaciones como para pequeños objetos sensibles de ser
protegidos. Las principales funcionalidades las dividimos dependiendo del tamaño
de la instalación.
2,1.- Gestión de pequeñas
instalaciones:
- Presupuestos de instalación de alarmas, averías, conexión, mantenimiento,
acuda, etc.
- Posibilidad de financiación, ampliación de instalaciones, cambios de
titularidad, etc.
- Gestión de servicios (instalaciones, mantenimientos,
averías):
o Asignación y cierre de servicios.
o Planificación de
materiales.
o Integración con CRA (Central Receptora de Alarmas) para el alta
de averías/incidencias y activación de la conexión.
o Asignación de recursos
y órdenes de trabajo.
- Facturación:
o Procesos de actualización de importes en
contratos.
o Procesos de renovación de contratos.
o Procesos de
facturación de instalaciones, averías, mantenimientos y acudas.
2,2.- Gestión de grandes
instalaciones:
Las grandes instalaciones requieren la intervención de un ingeniero que
estudie y prepare la oferta y la presente a concurso. Cuando se adjudica la obra
se acepta y aprueba el proyecto, y en ese momento se inicia su gestión
- Elaboración de oferta.
- Estructura del presupuesto.
- Creación de partidas y sus composiciones.
- Procesos de suministro y recepción de materiales.
- Asignación de recursos y órdenes de trabajo.
- Procesos de ejecución y consumo.
- Control de hojas de gastos.
La solución desarrollada por Tecnocom permite dotar a las empresas
pertenecientes a este sector de Seguridad de un sistema de gestión, que de una
manera integrada, permite gestionar todo el ciclo de vida de la venta de un
servicio desde la oferta de instalación, hasta el mantenimiento de la misma,
integrando todos éstos procesos con el área financiara, de facturación, gestión
de cobro, logística y recursos.
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